BUAT SATU DAPAT BANYAK

Bagaimanakah caranya kita mahu buat satu perkara dapat banyak benda?

Contohnya taip di BLOG dan dapat juga di FB, Twitter dan Instagram.

Terima kasih.

LANGGAR PERATURAN

Datuk Seri KSU, kini Tan Sri berpesan "jangan langgar peraturan, jika perlu kita pinda peraturan tersebut".

Semasa saya menyerahkan smartphone kepada beliau untuk kegunaan rasmi, beliau memberitahu bahawa telefon bagi dia hanyalah buat dan terima panggilan dan SMS sahaja. Tidak lebioh tidak kurang.

Walaupun peraturan membenarkan pegawai kerajaan peringkat tertentu membuat tuntutan penggunaan telefon bimbit, beliat tidak pernah sekali pun membuat tuntutan tersebut. beliau berkata "saya tidak tahu yang mana satu panggilan peribadi dan yang mana satu panggilan rasmi. Oleh itu lebih baik saya jangan buat tuntutan. Lagi pun berapa banyak sangatlah panggilan yang saya buat".

Akhirnya .... peraturan sudah dipinda. Pegawai kerajaan yang berkelayakan dibenarkan membuat tunutan sebanyak RMxxx sebulan terhadap bil telefon bimbit yang digunakan. Tidak kiralah samada ia panggilan rasmi atau peribadi.

Nota: Jika saya ada peluang berjumpa beliau nanti, saya akan berkata "Tan Sri, kini saya telah bersara. Untuk makluman Tan Sri jua, saya telah ditukarkan dari KKM setelah Tan Sri bersara dan hingga kini saya tidak tahu apa sebabnya. Saya mengambil keputusan bersara awal supaya saya lebih tenang".

PENGURUSAN MONYET

SESEORANG bos mungkin terlalu banyak kerja. Ada kalanya ia terpaksa menyelesaikan masalah yang dibuat oleh orang lain. Ada kalanya ia terpaksa bekerja berjam-jam dan sentiasa ketiadaan masa. Barangkali stafnya bersenang lenang sahaja. Bos mungkin kecewa dengan keadaan sedemikian. Apakah alternatif yang ada?. Jawapan kepada persoalan ini ialah Pengurusan MOnyet.

Pengurusan Monyet adalah satu pendekatan berstruktur bagi mencegah masalah daripada dideligasi ke atas. Monyet diistilahkan sebagai masalah yang tidak selesai ini. Sementara para pengurus pula keberatan untuk menyelesaikan monyet ini kerana sedikit sebanyak ia akan menurunkan prestasi kerja mereka.

Berapa banyak monyetkah dalamsesebuah organisasi?. Monyet-monyet ini pula memerlukan dua pihak, ia iatu pekerja untuk menyelesaikannya dan penyelia untuk mengawasinya.

Bagaimanakah Pendekatannya?

1. Apabila staf datang membawa masalah, tanyalah staf tersebut, apa yang dia mahukan. Apa yang dia mahu bos lakukan. Kerapkali staf hanya mahukan masalahnya didengari oleh bos sahaja.

2. Jika staf datang membawa sebuah penyelesaian, tanyalah dia apa masalah yang ingin diselesaikannya. Kenalpasti monyetnya.

3. Buat keputusan samada isu tersebut adalah masalah ataupun tidak. Nyatakan kepada mereka "saya memahami isu ini, namun memandangkan ada isu yang lebih besar, ataupun masanya kurang sesuai, maka ia bukanlah keutamaan pada masa ini". PIlihlah samada untuk menyuap atau membunuh monyet tersebut.

4. Nyatakan dengan jelas bahawa masalah dan penyelesaian adalah hak dan urusan staf. Katakan "saya boleh uruskan perkara ini, namun adalah lebih baik jika kamu sendiri yang selesaikannya". Jangan ambil monyet tersebut.

5. Skedulkan masa dan jadual penyelesaian masalah. Misalnya "Selasa 2 petang" aalah langkah bijak. "kita bincang kemudian" adalah tidak sesuai. Selagi masalah belum selesai, skedulkan jadual penyelesaian seterusnya.

15 KOMPLEN PENGURUS TERHADAP CIO

1. Tidak mendapatkan semua fakta sebelum membuat keputusan
2. Tidak mempunyai kemahiran bermesyuarat yang tinggi
3. Selalu menyalahkan pihak lain
4. Kemahiran mendengar yang rendah
5. Tidak mahir terhadap isu teknikal
6. Suka campur tangan
7. Komunikasi yang tidak konsisten
8. Berulang kali memberikan tugas kerja yang sama
9. Tidak menghormati pengetahuan staf
10. Tidak menghormati keputusan yang dibuat oleh pengurus
11. Berulangkali mengulangi maklumat yang sama
12. Kerap membuat susulan yang tidak perlu
13. Mengabaikan kecerdikan orang lain
14. Mempamerkan peranan pepimpinan
15. Mengambilalih projek setelah banyak kerja dilakukan

MINTA TUKAR

ADA kalanya apabila seseorang staf tidak berpuas hati, dia akan memohon untuk ditukarkan. Tidak puas hati di sini tersangat luas maksud dan difinisinya. Di antaranya termasuklah:-

1. Suami atau isteri bekerja jauh
2. Anak bersekolah jauh
3. Tidak ada pengasuh anak
4. Rakan sekerja tidak ngam atau sebulu
5. Penempatan kerja tidak sesuai
6. Ingin mencari pengalaman baru
7. Bos garang @ tidak perihatin
8. Ingin berkahwin dengan rakan sepejabat
9. Terlalu banyak kerja
10. Kerja tidak mencabar @ kurang kerja
11. Ingin menjaga @ berbakti kepada ibu-bapa
12. Sebab-sebab peribadi

Bos perlu tegas dalam soal ini. Jika diberi pilihan, semua orang ingin bekerja di pejabat yang paling hampir dengan rumah. Jika tidakpun, ofis di dalam rumah. Jawapan paling munasabah ialah berhentilah kerja dan bukalah ofis sendiri dalam bilik tidur.

Saya sendiri pernah bekerja di satu tempat yang mana pelbagai jenis "ancaman" saya terima. Di antaranya ialah:

1. Tidak pernah diberi peluang berkursus
2. Tidak berpeluang menaiki kapalterbang walaupun sekali
3. Terpaksa membuat kerja dari A hingga Z
4. Menerima laporan prestasi yang di bawah tahap par

Saya juga ingin bertukar keluar. Namun seorang rakan sekerja yang lebih junior, tetapi senior usianya menasihati saya. "Jika tuan rasa kerja di sini ada masalah, jika tuan bertukarpun, masalah itu akan ada juga di tempat baru. Masalah akan ikut tuan ke tempat baru. Sebabnya ialah masalah itu ada dalam kepala tuan. Ke mana sahaja tuan pergi, ia tetap akan ikut tuan. Saya nasihatkan tuan tinggalkan masalah dalam kepala tuan dahulu dan bekerjalah di sini".

Saya sangat menghargai nasihat sedemikian. Saya anggap tempat kerja saya tersebut adalah sebagai "universiti kedua" bagi saya. Saya bertahan selama enam tahun di sana. Saya kemudiannya ditukarkan ke luar kerana pengalaman dan pengetahuan saya dalam 'bidang tertentu' sangat diperlukan di sana. Beberapa bulan di sana saya telah diberikan peluang untuk berkursus di luar negara. Itulah pertama kali saya menaiki kapalterbang dan pertama kali saya keluar dari Malaysia.

BERKONGSI MIMPI DENGAN BOS

SUAMI-isteri tidur sebantal mimpi asing-asing. Inikan pula berkongsi mimpi dengan bos. Apakah maksudnya?. Adakah ia bermakna tidur sebantal dengan bos?.

Bos mengimpikan sesuatu kejayaan untuk organisasi. Impian bos ini staflah yang perlu merialisasikannya. Kadangkala mimpi bos itu sayup-sayup sahaja, staf perlulah tafsirkan mimpi tersebut. Kadang-kadang mimpi bos sabgat spesifik, staf perlu laksanakan sahaja.

Namun banyak kali, mimpi bos hanya tinggal mimpi sahaja. Setelah puas bos menceritakan mimpinya, ia hanyalah dijadikan penglipurlara sahaja oleh staf. Apa yang disuruh tidak menjadi. Apa yang dihajatkan tidak tercapai.

Bagaimanakah cara terbaik untuk berkongsi mimpi dengan bos?.

STAF RAJIN DAN PANDAI KENA PENALTI

UMUM mengetahui bahawa:
1. Staf pandai dan rajin akan kena penalti
2. Staf malas, culas dan kurang pandai akan dapat ganjaran.

Pelik?. Ia adalah lumrah dalam dunia pekerjaan.
Sekiranya kita mempunyai staf yang pandai dan rajin, maka kepada beliaulah kita berikan segala kerja. Kerja, kerja dan kerja. Semua tugasan yang diberikan semuanya siap dan beres.

Bagi staf yang culas, kerja yang diberikan kerap kali tidak siap. Alasan yang diberikan adalah panjang berjela. Barangkali dia menghabiskan masa untuk mereka-reka alasan adalah lebih lama daripada masa memberi tumpuan kepada kerja. Alasan tidak pandai buat kerja dan perlukan kursus serta latihan untuk buat kerja. Kita hantar kursus. Alasan tidak cukup staf bawahan, kita beri staf. Alasan sibuk dan tidak ada masa, kita kurangkan kerja. Akhirnya satu bendapun tidak jadi. Apapun tidak menjadi. Semuanya tidak siap.

Maka kita mengharapkan kepada staf yang rajin dan boleh diharap. Semua kerja diserahkan kepadanya. Tidak ada masa untuk kursus, tidak ada masa untuk cuti. Yang culas gunakan masa sepenuhnya untuk kepentingan peribadi. Misalnya membaca untuk peperiksaan PTK dan seumpamanya. Akhirnya si culas berjaya dan si rajin gagal. SI culas dapat kenaikan pangkat dan si rajin masih begitu juga.

TWITTER UNTUK URUSAN PEJABAT

MINGGU lepas saya jumpa bos besar. Dia suruh saya ajarkan dia dan kawannya, juga seorang bos besar cara-cara mengunakan twitter. HAmpir saya terlupa akan permintaan ini. Semalam saya bertemu seorang sahabat yang buat bisnes dalam bidang ICT. Sembang-sembang petang. Akhirnya tercetus idea bagaimana mengunakan Twitter untuk kegunaan rasmi.

Saya mempunyai sedikit masalah untuk mengesan 30 orang pengurus di bawah saya. Apabila saya perlukan, mereka tidak ada di tempatnya. Adakah mereka cuti, kursus, mesyuarat atau ke mana?. Tidak ada sistem atas talian yang mengesan pergerakan mereka. Lantaran itu mereka diminta untuk membuka akaun Twitter dan saya 'follow' mereka. Sekiranya mereka ralit mengemaskini Twitter, sudah tentu pergerakan mereka dapat saya ketahui melalui Twitter saya.

Arahan melalui e-mel diberikan selepas Subuh tadi supaya membuka akaun Twitter. Sehingga selepas Isya' baru 5 akaun Twitter yang berjaya saya follow. Ke mana perginya 25 lagi?. Adakah mereka tidak membaca e-mel? Adakah mereka tidak tahu menggunakan Twitter? Adakah mereka memang culas?. Entahlah...

PERASAAN BOS VS PERASAAN STAF

PERTAMA kali saya dimarah (lebih tepat lagi ditegur) oleh bos ialah dalam minggu pertama saya melapor diri untuk bekerja. Sebaik sahaja melapor diri untuk bekerja, saya dibiarkan sahaja. Tidak diperkenal kepada sesiapa, tidak diberikan kerusi meja. Bilik apatah lagi. Bukankah aku ini graduan? ...

Melihatkan seorang pegawai terpinga-pinga macam rusa masuk kampung, seorang pembantu pejabat (masa itu kita panggil office boy) datang menyapa. Pertama kali saya dipanggil tuan. Kami berkenalan dan dia membawa saya mencari ruang-ruang kosong sebagai stesen kerja saya. Ofis tersebut menggunakan konsep terbuka, guna partisyen. Kami berdua mencari dan mengangkat kerusi untuk diletakkan di meja kosong. Dapatlah saya sebuah meja dan sebuah kerusi untuk bekerja. Tanpa telefon. Tanpa kabinet. Tanpa apa-apa. Komputer jauh sekali.

Bos saya kemudiannya diberitahu lokasi stesen kerja saya. Kemudian, ada seorang pegawai yang bertukar keluar. Tempatnya tinggal kosong. Agak strategik. Ada privasi. Ada telefon. Oleh kerana tempat itu kosong, maka sayapun pindahlah ke situ.

Entah bagaimana, bos panggil saya dan bertanya mengapa saya pindah tanpa meminta izin daripadanya terlebih dahulu. Dia marah. Itu tempat jurutera katanya. Dia marah sangat. Saya tidak minta kebenaran dia. Itu pertama kali saya kena marah. Minggu pertama kerja. Saya berpendapat saya tidak buat salah apa-apa, tetapi bos berpendapat saya telah buat salah yang besar.

27 tahun kemudian, saya telah menjadi bos. Saya perhatikan staf saya juga buat perangai macam saya dahulu. Pindah ruang ikut sedap hati sahaja. Mana-mana ada tempat kosong, main suka sahaja pindah. Tanpa kebenaran. Saya juga terkilan. Saya tidak panggil mereka. Saya panggil bos mereka. Saya arahkan arahan pentadbiran dikeluarkan. Tidak ada perpindahan lokasi boleh dibuat tanpa kebenaran.

Rupa-rupanya perasaan anak buah dan perasaan bos adalah berbeza, walaupun dalam perkara yang sama.

BOS YANG BERJAYA

BOS saya dulu pernah berkata:

"kejayaan saya adalah apabila 80% masa saya berada di luar pejabat dan pejabat saya dalam keadaan yang terurus".

Pada masa tersebut, saya adalah sebagai orang kanannya. Apakah maksudnya?.
1. Saya staf yang sangat dipercayai
2. Saya staf yang sanat berdedikasi
3. Dia sangat pandai mengagihkan kerja

MENGAJAR ADALAH CARA BELAJAR YANG TERBAIK

STAFF yang tidak tahu buat kerja biasanya kita akan ajar atau hantar pergi kursus. Staff yang pandai buat kerja biasanya kita berikan mereka kerja, kerja dan kerja. Adilkah?.

Apabila saya tidak tahu sesuatu perkara, bos suruh saya mengajar subjek tersebut. Adakah ia munasabah?. Bos saya berpegang kepada falsafah "mengajar adalah cara belajar yang terbaik".

Dulu saya tidak pernah tahu menggunakan perisian dBaseIII (sekarang sudah tidak ada lagi). Bos saya terus melantik saya sebagai pensyarah bagi subjek ini. Kamu beli buku, beli software, buat latihan, sediakan nota dan pergi mengajar. Perit sungguh arahan yang diberikan.

Namun akhirnya saya menjadi mahir menggunakan bukan sahaja dBaseIII, namun dBase4 juga. Kini saya sangat percaya apa yang diungkapkan oleh bos saya dulu.

PEGAWAI BOLEH BERCUTI, KERJA TIDAK BOLEH

Seorang bos saya selalu berkata

"pegawai boleh bercuti, tetapi kerja tidak boleh cuti"

Maksudnya:

1. Jika kamu mahu cuti, pastikan kerja kamu disiapkan
2. Jika kamu mahu cuti, pastikan ada orang lain ambil alih kerja kamu
3. Jika kamu mahu cuti, bawa balik kerja kamu
4. Jika kamu mahu cuti, ingat.... kamu boleh dipanggil bila-bila masa sahaja.

DILEMA BOS

ORANG Melayu kata:-
1. Kerja bertangguh tidak menjadi
2. Kerja beransur tidak bertahan.

Kadang-kala bos menghadapi dilema, samada kerja perlu diagih kepada anak-buah ataupun dibuat sendiri. Ini adalah khusus kepada kerja-kerja penting yang perlu disegerakan. Berdasarkan kepada pengalaman lampau, sememangnya buat kerja sendiri adalah lebih cepat, tepat dan boleh dipercayai. Namun sampai bila?. Apa gunanya ada staf jika bos yang lakukan kerja sendiri?.

Bos mengagihkan kerja kepada staf kerana:
1. Mahu melatih staf buat kerja
2. Bos kerja banyak, tidak tertahan dibuat sendiri
3. Bos mahu wujudkan pasukan kerja yang mantap.

Namun banyak kali juga staf menghampakan harapan bos dengan buat kerja secara sambil lewa, tidak sempurna dan bagaikan melepaskan batok di tangga (bukan batuk ya...).

MENGAPA BOS LAMBAT?

UMUM mengetahui hukum ini:
1. Bila staff lambat, dia memang lembab
2. Bila bos lambat, dia sangat cermat

Sebagai bos, kita mahu anak buah kita buat kerja dengan cepat dan tepat. Sebagai anak buah, kita juga mahu bos kita bertindak dengan cepat.

Ada kalanya kertas kerja, surat, memo dan pelbagai deraf mengambil masa yang sangat lama untuk bos sahkan. Mengapa?.

Jawapan pertama saya ialah, bos tidak berkenan dengan deraf yang dibuat. Bos ingin baiki, tetapi semua sudut perlu diperbaiki. Lebih baik dibuat yang baru. Sebabnya ialah mesej yang bos ingin sampaikan tidak kesampaian. Anak buah pula, main letak saja deraf tanpa berbincang. Jika ia dibincang terlebih dahulu, nescaya bos akan luluskan dengan cepat sekali.

ANUGERAH KHIDMAT CEMERLANG

ANUGERAH KHIDMAT CEMERLANG

Setiap tahun sebelum 31Oktober, kebanyakan agensi kerajaan akan mengadakan Hari Kualiti atau Hari Q. Salah satu acara di majlis ini ialah memberi anugerah khidmat cemerlang kepada beberapa orang staf yang terpilih. Semasa SSB dulu, barang siapa yang mendapat anugerah ini akan menikmati faedahnya sepanjang perkhidmatan, malahan sepanjang hayat juga. Ini ialah kerana mereka akan menerima kenaikan gaji yang lebih berbanding dengan rakan sejawat yang lain sampai bila-bila. Sungguhpun begitu, memang telah menjadi adat bagi orang yang berjaya, kata nesta, umpatan dan kutuk mengutuk adalah perkara biasa. Memandangkan hanya 5% sahaja yang boleh dipilih, maka majoriti 95% lagi akan berasa tidak puas hati. Apatah lagi jika memang benar yang penerima anugerah tersebut sememangnya ‘tidak layak’ mengikut pandangan umum.

Semasa SSM sekarang, anugerah khidmat cemerlang tidak lagi ada kena mengena dengan kenaikan gaji. Kenaikan gaji yang dikenali dengan anjakan gaji hanya diberikan kepada mereka yang telah berjaya dengan cemerlang dalam peperiksaan atau kursus PTK sahaja. Semua staf boleh memohon untuk hadir berkursus atau peperiksaan mengikut tahap masing-masing. Sehubungan dengan itu elok juga rasanya jika anugerah khidmat cemerlang juga boleh dipohon oleh semua staf, atau yang berasakan dirinya layak dianugerahkan. Satu borang boleh direkabentuk untuk menyatakan sumbangan dan justifikasi mengapa sianu-sianu itu layak dipertimbangkan. Nanti mungkin kuranglah bunyi-bunyian selepas anugerah. Saya tahu sudah ada jabatan yang telahpun mempraktikkannya.

disertakan sebuah HAIKU Jenaka dari sahabat saya Gravesdigger yang bertepatan dengan tajuk ini:-

CERITA LABU Oleh : gravesdigger Gasaklah LABU Mat kaya beri bonus Ada maksud kot Ikhlas kot LABU Ambil jangan tak ambil Kamu yang rugi Ringgit seribu Dan sijil penghargaan Ambillah LABU Syukurlah LABU Bakti dapat ganjaran Alhamdulillah Banggalah LABU Kamu pekerja contoh Maju syarikat Terima kasih Dari LABU yang miskin Wasallam semua ___________________ Oleh :Penggali Kubur